Lorsque l’on est chef d’entreprise ou que l’on décide d’entreprendre, il est fréquent de devoir mettre en place des réunions (réunions d’équipe ou réunion clientèle par exemple) .Ceci peut prendre du temps, être chronophage et diminuer la performance dans la gestion du temps (voir à ce propos notre article sur la loi de Hofstadter). Or, la préparation d’une réunion détermine 80% de sa réussite et l’atteinte des objectifs de cette dernière. Une bonne préparation est donc essentielle. Explications.
Comment préparer une réunion efficacement ?
Pour bien préparer une réunion d’entreprise, il convient de bien définir l’ordre du jour, la liste et le rôle de chaque participant, la préparation technique et la logistique. Mais pour qu’il y ait des objectifs atteints à l’issue de celle-ci, il faut pouvoir communiquer. Ces objectifs dépendent évidemment du type de réunion que vous avez choisi (information, décision, développement, travail, crise…) et les éléments doivent être clairement énoncés et figurer à l’ordre du jour afin de permettre de cibler les participants et adapter la logistique. Énoncer des objectifs nécessite d’avoir une réflexion “SMART” : Spécifique – Mesurable – Acceptable et atteignable – Réaliste – Temporellement défini.
Également, pour être plus efficace, il convient d’aller bien au-delà des propres besoins de l’organisateur. En préparant votre réunion d’entreprise, pensez à communiquer et partager vos objectifs !
Par exemple, une entreprise de plasturgie comme Iplast ne va pas préparer une réunion de développement de nouveaux objets de décoration en plastique comme un cabinet d’expertise comptable va préparer une réunion de crise ou comme une agence Web va préparer une réunion d’information à destination des salariés. Bref, les exemples ne manquent pas et l’essentiel sera de bien planifier pour que votre réunion soit efficace.
Comment mettre en place la réunion d’entreprise par étapes ?
Pour être efficace, focalisez-vous sur les quatre étapes suivantes :
- La préparation de l’ordre du jour consiste à décrire clairement l’objectif et lister dans l’ordre les points à aborder. A chaque sujet abordé, il faut pouvoir ici fixer un timing. Cet ordre du jour doit pouvoir être diffusé rapidement, au minimum une semaine avant la date prévue de la réunion afin de permettre aux participants de s’y préparer.
- L’invitation des participants est l’étape consistant à convier les bonnes personnes. On doit s’assurer ici de leur présence et leur préciser ce qu’on attend d’eux individuellement. Cette étape cruciale dans la préparation d’une réunion d’entreprise permet également de vérifier que l’on oublie personne. Des outils comme Doodle peuvent être utilisés et la digitalisation au sens large sera toujours appréciée.
- La préparation de la réunion par les participants est mal connue : Il s’agit de s’assurer que chaque participant a bien connaissance de ce qu’il doit préparer pour participer à la réunion.
- La préparation de la logistique est finalement la dernière étape puisqu’elle dépend du nombre de participants. La prise en compte de réunions à distances est souvent appréciée (depuis que les personnes prennent conscience de l’intérêt e la visioconférence tant du point de vue du timing, du télétravail, de l’impact écologique). Cela dit, assurez-vous que chaque participant ait bien la compétence pour utiliser les outils de visioconférences que vous utilisez.
C.S