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Savoir gérer son temps sur un projet

Gérer son temps

Gérer son temps pour un projet ?

Dans le monde d’aujourd’hui, il est difficile de travailler sur un projet ne serait-ce que quelques minutes sans être interrompu par une force extérieure. Qu’il s’agisse d’un outil, d’une notification, d’un e-mail ou d’un réseau social, nous sommes constamment détournés de la tâche à accomplir. Cette distraction constante est devenue la norme dans notre économie de l’attention, et il peut être très difficile de se concentrer sur l’essentiel ou de déterminer si nous travaillons sur les bonnes tâches au bon moment. Nos objectifs de la journée sont vite oubliés face aux tâches prioritaires et autres messages apparemment urgents qui nous assaillent, sans parler du flux incessant de notifications. Pour faire face à leur charge de travail, 80 % des travailleurs du savoir déclarent travailler avec leur boîte de réception et d’autres applications de communication ouvertes. En conséquence, les employés sont moins efficaces et moins productifs qu’ils ne pourraient l’être. Il est clair que quelque chose doit changer pour que nous puissions nous concentrer sur ce qui est important et accomplir notre travail de manière efficace et en temps voulu.

Qu’est ce que gérer son temps ?

Si vous êtes comme la plupart des gens, votre liste de choses à faire semble s’allonger constamment, tandis que votre temps libre se réduit. Pourtant, il y a de l’espoir ! Une gestion efficace du travail peut vous aider à prendre le contrôle de votre temps et à améliorer votre productivité. En planifiant votre travail à l’avance et en le décomposant en petites tâches comme pour la préparation d’une réunion, vous pouvez mieux hiérarchiser vos activités et vous assurer que vous consacrez votre temps aux choses vraiment importantes. En outre, une gestion efficace du travail vous donnera plus de temps pour vous détendre et prendre soin de vous. Si vous vous sentez dépassé par votre liste de tâches, ne désespérez pas ; commencez simplement à pratiquer une gestion efficace de votre travail !

Quelles sont les avantages à gérer son temps sur un projet ?

Avoir l’impression de gagner du temps

La gestion du temps est une compétence dont tout le monde peut bénéficier. En choisissant délibérément de consacrer du temps à telle ou telle activité, vous serez très probablement en mesure de réduire le nombre de tâches inutiles, de reprogrammer celles qui n’ont pas besoin d’être réalisées aujourd’hui et de travailler plus rapidement. Bien sûr, vous n’aurez pas plus de temps au sens propre, mais vous serez en mesure d’en faire plus avec le même temps disponible. L’un des avantages d’une bonne gestion du temps est qu’elle peut contribuer à réduire le niveau de stress. Lorsque vous avez l’impression d’être toujours pressé et de ne jamais avoir assez de temps, il est facile d’être tendu et épuisé. Mais si vous avez la certitude de maîtriser votre emploi du temps, il est beaucoup plus facile de se détendre et de profiter de la vie. La prochaine fois que vous aurez l’impression de perdre le contrôle de votre liste de choses à faire, respirez profondément et rappelez-vous qu’avec un peu de planification, vous pouvez reprendre les rênes.

Diminuer le stress

En ce qui concerne la gestion du temps, nous avons souvent l’impression de ne pas avoir assez de temps pour travailler et de le gaspiller en essayant de résoudre mille et un problèmes. Résultat ? Un stress inutile, voire un épuisement professionnel. En fait, selon l’Anatomie du travail, 71 % des travailleurs du savoir ont déclaré se sentir surmenés au moins une fois en 2020.
Afin de gérer efficacement notre temps, nous devons comprendre comment nous le passons. Passons-nous trop de temps sur les médias sociaux ? Travaillons-nous sur des tâches qui ne sont pas essentielles ? Répondre à ces questions peut nous aider à nous concentrer sur ce qui est important et à éviter de perdre du temps sur des activités inutiles. Et en diminuant ce stress, nous prenons plus facilement confiance en nous.

Dire adieu à la procrastination

Il existe de nombreuses astuces de gestion du temps qui peuvent nous aider à lutter contre la procrastination et à optimiser notre productivité. Cependant, l’une des techniques les plus efficaces consiste simplement à identifier nos principales priorités pour la journée. En sachant exactement ce sur quoi nous devons travailler, nous pouvons rester concentrés et éviter de nous laisser distraire par des tâches moins importantes. De plus, cette technique peut également nous aider à mieux utiliser notre temps en nous assurant que nous travaillons toujours sur les tâches les plus importantes.

Gérer son temps pour moins procrastiner

Comment faire pour gérer son temps ?


Séparer les tâches de la vie privée de la vie professionnelle

Dans le monde actuel, où tout va très vite, il peut être difficile de répondre à toutes les exigences du travail et de la vie privée. Par conséquent, il est important d’apprendre à séparer les tâches de la vie personnelle et professionnelle. L’une des façons d’y parvenir est de créer un programme quotidien qui prévoit du temps pour les tâches professionnelles et personnelles. De cette façon, vous pouvez vous assurer que vous consacrez suffisamment de temps à chaque domaine de votre vie. En outre, il est important de réserver des moments spécifiques pour les activités de loisirs et la relaxation. Cela vous aidera à ne pas vous sentir dépassé par vos obligations. En prenant du temps pour vous chaque jour, vous pouvez contribuer à un meilleur équilibre entre le travail et la vie personnelle.


Savoir hiérarchiser ses tâches

L’une des compétences les plus importantes que nous puissions acquérir dans le monde trépidant d’aujourd’hui est la gestion plus efficace de notre temps. Avec toutes les demandes qui nous sont adressées, il peut être difficile de savoir ce qui est vraiment important et ce qui peut attendre. C’est pourquoi il est important d’apprendre à hiérarchiser nos tâches et à faire la distinction entre celles qui doivent être faites maintenant et celles qui peuvent attendre.
Une façon d’y parvenir est de créer une liste de toutes les tâches que vous devez accomplir dans une journée. Ensuite, classez-les par ordre d’importance. Cela vous aidera à voir quelles tâches sont vraiment essentielles et celles qui peuvent attendre. Une autre façon de gérer votre temps plus efficacement est de vous réserver des moments précis pour travailler et vous reposer. Si vous savez que vous disposez d’un temps limité pour effectuer votre travail, vous serez plus enclin à vous concentrer et à le faire. Faire des pauses régulières vous rafraîchira, de sorte que vous pourrez reprendre votre travail avec une énergie renouvelée.

Utiliser la gestion par blocs de temps

Alors que certaines personnes préfèrent travailler sur une seule tâche pendant une longue période, d’autres trouvent qu’elles sont plus productives lorsqu’elles divisent leur travail en plus petits éléments. Cette approche, connue sous le nom de gestion par blocs de temps, peut vous aider à ne pas vous laisser submerger et à augmenter votre efficacité globale. Chaque tâche se voit attribuer un bloc de temps spécifique, qui ne doit pas dépasser trois heures. Par exemple, si vous devez rédiger un article de blog, vous prévoyez d’abord un bloc de deux heures pour rédiger le plan. Après avoir fait une pause, vous pouvez ensuite revenir à la tâche pour un bloc de trois heures afin de terminer la première version. En divisant le travail en parties gérables, vous pouvez progresser régulièrement au fil des jours ou des semaines.

La méthode Podomoro

 

La technique Pomodoro est une stratégie de gestion du temps visant à améliorer la productivité et la concentration. Elle a été mise au point par Francesco Cirillo dans les années 1980 et a depuis été utilisée par des étudiants, des professionnels et toute personne cherchant à améliorer sa productivité. La technique est simple : vous travaillez pendant 25 minutes, puis vous faites une pause de 5 minutes. Après 4 Pomodoros, vous faites une pause plus longue (15-20 minutes). La clé de la technique Pomodoro est l’utilisation d’un minuteur pour garder une trace de vos périodes de travail et de pause. Cela vous aide à rester concentré et à éviter l’épuisement. Il existe un certain nombre de minuteurs Pomodoro disponibles en ligne ou sous forme d’applications, vous pouvez donc trouver celui qui vous convient le mieux. Faites-en l’essai et voyez si cela vous aide à améliorer votre productivité !

Comment optimiser la gestion du temps ?

La méthode “avalez le crapaud”

Mark Twain aurait dit : “Celui qui doit avaler un crapaud a intérêt à le faire dès le matin” Ce sage conseil est au cœur de la stratégie de gestion du temps Eat the Frog, qui vous encourage à vous attaquer aux tâches importantes et complexes avant de travailler sur les tâches moins urgentes ou importantes. Cette stratégie repose sur le principe qu’il est préférable de se débarrasser des tâches difficiles tôt dans la journée, afin de pouvoir profiter du reste de la journée sans le stress des échéances imminentes. Bien que cela puisse sembler une tâche intimidante, elle est en fait très efficace si vous organisez vos journées en divisant vos activités en tâches quotidiennes régulières et en tâches prioritaires. En vous attaquant à vos tâches les plus difficiles dès le matin, vous pouvez être sûr qu’elles seront terminées avant la fin de la journée. Et, en prime, vous ressentirez un sentiment d’accomplissement qui vous accompagnera tout au long de la journée.

Utiliser la loi de Pareto

La loi de Pareto est une observation selon laquelle la plupart des choses dans la vie ne sont pas distribuées de manière égale. Elle doit son nom à l‘économiste italien Vilfredo Pareto, qui a été le premier à observer que 80 % des terres en Italie étaient détenues par 20 % de la population. La loi de Pareto s’est depuis révélée vraie dans de nombreuses autres situations, comme la répartition des richesses et des revenus. La règle des 80/20 est souvent utilisée pour décrire la loi de Pareto, ce qui signifie que 80 % des résultats proviennent de 20 % des entrées. Appliquée aux tâches, cela signifie que 80 % de nos résultats proviennent de 20 % de notre travail. Il est donc logique de concentrer notre attention sur les tâches qui auront le plus grand impact. Ce faisant, nous pouvons libérer du temps pour nous occuper des petites tâches qui prennent une part disproportionnée du temps. Bien sûr, c’est plus facile à dire qu’à faire. Souvent, les tâches qui prennent le plus de temps sont aussi les plus importantes et exigent le plus d’attention. Cependant, si nous pouvons apprendre à déléguer ou à automatiser les 80 % de tâches qui ne prennent que 20 % de notre temps, nous pouvons libérer un temps précieux pour nous concentrer sur les 20 % de tâches qui auront le plus grand impact.

Apprendre à dire non

L’un des avantages d’avoir des priorités bien définies est qu’il devient plus facile d’identifier les travaux moins essentiels. Notre temps et notre énergie seront toujours sollicités, mais toutes ces demandes n’ont pas la même importance. En ayant une idée claire de nos priorités, nous pouvons plus facilement dire non aux tâches qui n’en font pas partie. Cela peut être difficile, mais c’est beaucoup plus facile lorsque nous pouvons expliquer que le travail en question ne correspond pas à nos priorités actuelles. Il est donc important de fixer nos propres priorités et de les partager avec les membres de notre équipe. Cela permettra de s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde. En outre, nous devons apprendre à dire non. Souvent, nous nous surmultiplions en prenant trop d’engagements. Cela peut nous amener à nous sentir dépassés et stressés. Apprendre à dire non peut nous aider à nous concentrer sur les tâches qui sont vraiment importantes et à éviter de prendre plus que ce que nous pouvons gérer.

Savoir déléguer

 

Dans l’environnement de travail actuel, où tout va très vite, il est souvent nécessaire  de déléguer les tâches afin de rester maître de la situation. Si vous avez une tâche qui est nécessaire mais qui n’est pas prioritaire pour vous, envisagez de la déléguer à un autre membre de l’équipe. Cela ne signifie pas que la tâche n’est pas importante, mais simplement qu’elle ne fait pas partie de vos priorités du moment. La tâche peut nécessiter une expertise différente de la vôtre, par exemple. Lorsque vous réaffectez une tâche, le plus important est de veiller à ce qu’elle soit effectuée par un collaborateur la mieux placée pour le faire. En planifiant et en déléguant soigneusement, vous pouvez vous assurer que toutes vos tâches sont accomplies en temps voulu et de manière efficace.

Les petits plus avant de démarrer son travail pour mieux gérer son temps

Eloigner le téléphone ou désactiver les notifications

 

Nous passons notre temps à jongler entre les applications, les notifications et les tâches. En fait, le travailleur intellectuel moyen bascule entre 10 applications jusqu’à 25 fois par jour. Il n’est pas étonnant qu’il soit plus difficile de se mettre en condition pour travailler et se concentrer sur la tâche à accomplir, ni que cela prenne plus de temps. Toutes ces activités multitâches nuisent à notre concentration et à notre productivité. Une étude a révélé que lorsque les gens sont interrompus, il leur faut en moyenne 23 minutes pour revenir à leur tâche initiale. Cela s’explique par le fait que notre cerveau n’est pas conçu pour être constamment multitâche ; lorsque nous essayons de faire trop de choses à la fois, nous commettons davantage d’erreurs et la qualité de notre travail s’en ressent. La prochaine fois que vous devez réaliser une tâche, éloignez votre téléphone ou désactivez les notifications.

Organiser votre espace de travail

Un bureau encombré est le signe d’un esprit encombré. C’est peut-être un peu exagéré, mais il y a une part de vérité dans l’idée qu’un espace de travail bien rangé peut vous aider à vous concentrer et à être plus productif. Si vous êtes constamment à la recherche de papiers importants ou si vous vous efforcez de trouver votre clavier au milieu du chaos, il est temps de prendre le contrôle de votre bureau. Commencez par désencombrer votre surface. Rangez tout ce qui n’est pas absolument nécessaire, et trouvez une place pour tout le reste. Une fois que tout est à sa place, vous pouvez maintenir l’ordre grâce à des séances régulières de nettoyage et d’organisation. Vous pouvez également investir dans des accessoires de bureau, tels que des séparateurs de tiroirs et des solutions de gestion des câbles, pour vous aider à garder les choses en ordre. Un peu de temps passé à désencombrer et à organiser votre bureau vous permettra de mieux vous concentrer et de mieux gérer votre temps.

Faire des pauses

Nous sommes tous passés par là, devant un écran ou un cahier vierge, en essayant désespérément de trouver quelque chose, n’importe quoi à dire. Les minutes défilent, et la pression ne fait qu’augmenter. Nous nous reprochons de ne pas être capables de nous concentrer, puis nous essayons de travailler encore plus dur. Mais il s’avère que c’est exactement le contraire de ce que nous devrions faire. Lorsque nous nous sentons dépassés, notre cerveau a besoin d’une pause pour récupérer. En prenant quelques minutes pour s’éloigner de notre travail, nous pouvons en fait augmenter notre productivité à long terme. La prochaine fois que vous aurez du mal à vous concentrer, allez vous promener, écoutez de la musique ou faites tout ce qui peut vous aider à vous détendre. Votre esprit vous en remerciera.

 

F.C.

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